Praktische Werkzeuge
Hier finden Sie eine Auswahl interessanter Funktionen für die komfortable Ausgangspostverarbeitung. Gern beraten wir Sie dazu.
Für eine bessere Datenübersicht: Monitoring und Statistik
Sehen was läuft – wissen, was zu tun ist
Mit der Monitoringfunktion prüfen und überwachen Sie verschiedene Status und Prozesse Ihrer GERMO Produktivdatenbanken im laufenden Betrieb. Bis hin zum Dokumentstatus können Sie so diverse Sachverhalte einfacher als bisher abrufen. Ein Beispiel: Per Monitoring sehen Sie, wenn sich Dokumente überdurchschnittlich lange in der Prüfung befinden, bevor sie freigegeben werden. Unter Umständen hilft in dem Fall schon, die Zuständigkeit in einer Prüfergruppe eindeutiger zu regeln, um Prüfvorgänge zu beschleunigen. Auf Grundlage des Monitoring können zahlreiche weitere Prozesse optimiert und so effizienter gestaltet werden.
Die Monitoringfunktion ist im Funktionsumfang der G.COM Software als Standardfunktionalität enthalten und bietet Ihnen einen weiteren Mehrwert in der GERMO Suite 7.
Datenhistorie verstehen – Zukünftige Abläufe optimieren
Die GERMO Statistik ermöglicht es Ihnen, auf Basis anonymisierter Langzeitdaten den kompletten Dokumenten-Output zu analysieren. Damit sind Sie in der Lage, Ihre Prozesse und Vorlagen zu optimieren. Und zwar unter Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensparsamkeit. So prüfen Sie zum Beispiel die Nutzungshäufigkeit bestimmter Formulare oder Sie sparen über eine Auswertung der Dokumente nach Seitenzahlen und entsprechende Optimierungen in den Vorlagen am Ende sogar Porto ein.
Durch den Einsatz der Statistikdatenbank können Sie Ihre produktiven Datenbanken verkleinern. Dies sorgt für positive Nebeneffekte wie
- bessere Performance
- geringere Hostingkosten
- einfachere Wartbarkeit
Um den Einsatz in der Praxis so einfach und effizient wie möglich zu gestalten, können die mitgelieferten Auswertungen tabellarisch dargestellt und als CSV-Export z. B. für Excel, QlikView oder andere Programme genutzt werden. Zusätzlich können Sie mit BI-Tools wie z. B. bitAnalytics oder QlikView auf die vollständig dokumentierte Statistik-Datenbank zugreifen, um weitere Analysen und Auswertungen zu erstellen.
Selbstverständlich sind das nicht alle Funktionen und Möglichkeiten, die die Software G.COM bietet. Wenn Sie mehr sehen möchten, vereinbaren wir gern einen Präsentationstermin und zeigen Ihnen, wie Sie von der Lösung profitieren können.
Optimale Textpositionierung auf dem Briefpapier
Vorschau und Layoutkontrolle
Für die Vorschau werden die auf dem Briefpapier vorgedruckten Elemente mit angezeigt, d. h. im elektronischen Postkorb (E-Postkorb) wird nicht nur der Inhalt eines Briefes angezeigt, sondern wie der gedruckte Brief am Ende aussehen wird.
Neben dem eigentlichen Brieftext gibt es im Layout festgelegte Bereiche für Kopf- und Fußzeile, die Adresse, die Absenderangaben, das Firmenlogo und ggf. ein Feld für die DV-Freimachung. Keiner dieser Bereiche soll vom Brieftext berührt oder überlagert werden. Mit der „PrintCheck“ Funktion ist es möglich, die Corporate Design Layoutvorgaben sowie die produktionstechnischen Vorgaben automatisch einer Kontrolle zu unterziehen und einzuhalten. Nur korrekte Briefe (ohne Text in den Ausschlussbereichen) werden zentral gedruckt.
Elektronisch unterstützte Freigabeprozesse
2- und 4-Augen-Prüfung
Eine Menge Papier und viel Zeit können mit der Funktion „4-Augen-Prüfung“ gespart werden. Dazu durchlaufen Dokumente vor dem Druck einen Freigabeprozess. Der Vorgesetzte wird elektronisch über zu prüfende Dokumente informiert. Entweder gibt er das Dokument zum Druck frei, führt Änderungen durch oder veranlasst die notwendigen Korrekturen durch den Ersteller. Eine erneute Prüfung findet statt und erst nach der Freigabe durch den Vorgesetzten wird zentral gedruckt und versendet.
Eine weitere Möglichkeit ist die „2-Augen-Prüfung“. Hierbei können bestimmte Briefe vor Versand noch einmal vom Ersteller selbst geprüft und freigegeben werden, zum Beispiel Stichproben bei Serienbriefen.
Bereits gedruckte Materialien einer Sendung hinzufügen
Offset Beilagenmanagement
Ausgangspost besteht nicht nur aus Anschreiben, häufig ist es notwendig Beilagen mit zu senden. Meist sind das sogenannte Offset Beilagen, also fertige Materialien wie z. B. bereits gedruckte Broschüren oder Rückumschläge, die mit den erstellten Briefen verschickt werden.
Mit dem G.COM Beilagenmanagement werden die für den Zentraldruck zur Verfügung stehenden Beilagen definiert. Welche Beilage obligatorisch mit welchem Brief versendet werden soll, wird administrativ pro Vorlage voreingestellt. Darüber hinausgehend kann selbstverständlich der Bearbeiter Beilagen auswählen, sofern der Administrator dies für die entsprechende Vorlage zulässt. Für die Vorschaufunktion im elektronischen Postkorb können auch für Offset Beilagen PDF-Dateien hinterlegt werden.
Materialien mit den Dokumenten drucken und versenden
Print on Demand Beilagenmanagement
Statt Beilagen im Offsetdruck vorproduzieren zu lassen und zu lagern, gibt es die Möglichkeit, diese nach Bedarf („on demand“) mit den Briefen zu drucken. So muss der Bearbeiter sich nicht mehr darum kümmern, wo eine Beilage zu finden und ob diese auch aktuell ist. Neue oder geänderte Beilagen werden schneller zur Verfügung gestellt. Ein Großteil der Beilagen-Logistik und -Lagerung entfällt damit – abgesehen natürlich von den Materialien, die z. B. in Geschäftsstellen für den Besucherverkehr benötigt werden.
Auch für PoD Beilagen ist eine Vorschau möglich. Für jede Dokumenten-Vorlage kann administrativ definiert werden, welche Beilagen auswählbar sein sollen bzw. welche Beilagen in jedem Fall mit versendet werden.
Bei der Verwendung digitaler Kanäle können Beilagen genauso hinzugefügt werden – in diesen Fällen natürlich ebenfalls digital.
Weitergedacht: Was passiert nach Druck und Versand?
Automatisierte Ablage in Archiv und CRM
Die GERMO Outputmanagement Lösung bietet die Möglichkeit, fertige Briefe automatisiert zu archivieren und CRM Kontakteinträge erzeugen zu lassen – unter der Voraussetzung, dass der Druck erfolgreich war.
Im Produktionsprozess wird der Verarbeitungsstatus für jeden Brief quittiert. Dadurch können alle erfolgreich gedruckten Briefe automatisch im Archiv abgelegt und ein entsprechender CRM Kontakteintrag erstellt werden. Bei Verarbeitungsfehlern wird der Briefersteller automatisch per E-Mail benachrichtigt. Stornierte und fehlerhafte Briefe gelangen weder ins Archiv noch wird ein CRM Eintrag erzeugt.