Technische Informationen
So einfach steuern Sie Ihre Ausgangspost
Unabhängig davon, mit welchem Textverarbeitungssystem Sie arbeiten, G.COM macht zentrales Outputmanagement möglich. So einfach steuern Sie Ihre Ausgangspost – egal über welchen Kanal Sie kommunizieren. Die Kanäle können sogar parallel bedient werden.
Prozessablauf am Beispiel Brief
Outputmanagement mit G.COM bietet zahlreiche Möglichkeiten. Zur besseren Verständlichkeit beschränken wir uns hier auf die Darstellung des Prozesses am Beispiel Brief.
Briefe erstellen
Sie erstellen Ihre Briefe wie gewohnt im Textverarbeitungsprogramm (z. B. MS Word). Sie nutzen eine Fachanwendung (z. B. iskv_21c), ein CRM- oder ERP-System oder Sie geben die Adressdaten manuell ein.
Wenn Sie mit Vorlagen arbeiten, dann beginnt Outputmanagement schon jetzt: Der Administrator kann über Vorlagen-Einstellungen steuern, z. B. auf welches Papier gedruckt werden soll. Dabei wird definiert, ob nur exakt diese Vorgaben gelten, oder ob der Anwender Vorgaben abändern darf. So ist einerseits Einheitlichkeit und Prozesssicherheit erreichbar, andererseits aber dort wo nötig auch Freiheit für individuellere Vorgänge. Ist der Brief erstellt, gibt ihn der Bearbeiter für den zentralen Druck frei. Der lokale Druck bleibt möglich.
Dokumente übermitteln
Der Brief wird mit Informationen zum Druck und Metadaten vom G.COM Client an den elektronischen Postkorb auf dem G.COM Server übermittelt. Jeder Bearbeiter hat einen persönlichen elektronischen Postkorb. Dort stehen praktische Vorschau-, Such- und Stornofunktionen zur Verfügung. Sie behalten also die Kontrolle über Ihre Ausgangspost.
Daten verschlüsseln und übertragen
Die Zeitpunkte der Übertragung zur zentralen Produktion werden einmalig festgelegt. Danach läuft die Übertragung automatisch ab. Die zu übertragenden Dokumente werden dabei verschlüsselt und komprimiert. Für den Datenschutz während der Produktion sorgt der Druckdienstleister.
Briefe drucken
Die Briefe werden wahlweise intern in der zentralen Poststelle oder extern bei einem Druckdienstleister gedruckt. Inklusive der Arbeitsschritte Beilagen zusortieren, kuvertieren und frankieren – bis zum versandfertigen Brief.
G.COM bietet besondere Flexibilität beim Beilagenmanagement. Es können sowohl Beilagen wie z. B. Info-Broschüren nach Bedarf mitgedruckt (Print on Demand), als auch Offset Beilagen verwendet werden. Offset Beilagen sind bereits gedruckte Materialien, die während des Kuvertiervorganges zu einem Dokument hinzugefügt werden.
Sendungen zustellen
Die fertigen Briefe werden einem Postdienstleister übergeben. Dabei ist die Nutzung von Portosparangeboten möglich. Schließlich erfolgt die Auslieferung der Sendung an den Empfänger.
Ergebnis quittieren und weiterverarbeiten
Die erfolgreiche Produktion eines Briefes wird quittiert. Daraufhin wird das Dokument automatisch im Archiv abgelegt sowie ein Eintrag im CRM-System erzeugt. So ist sichergestellt, dass Informationen zuverlässig im ganzen Unternehmen zeitnah zur Verfügung stehen.