Was bedeutet „Output steuern“?
Effiziente Ausgangspostverarbeitung ist ein Wettbewerbsfaktor in der Unternehmenskommunikation. Gefragt sind Lösungen, die den Versand von Dokumenten (in Papierform oder digital) mit möglichst geringem Aufwand realisieren. Dazu gehören auch die automatisierte Dokumentation im CRM-System und die Ablage im elektronischen Archiv. So wird Zeit gespart und Fehlerquellen werden ausgeschlossen. Kurz: Outputsteuerung wird zum Erfolgsfaktor.
Druck und Versand optimieren
Mit unserer Outputmanagement-Lösung können Sie nicht nur Seriendokumente oder Mailing-Aktionen zentral und automatisiert produzieren lassen, sondern auch die mittels Office-Programmen erzeugte Tagespost. Die Dokumente können vollkommen verschieden sein, z. B. im Hinblick auf ihre Seitenzahl, die notwendigen Beilagen oder andere Merkmale. Trotzdem ist die automatisierte Verarbeitung möglich – unabhängig davon, ob das Ergebnis auf Papier gedruckt oder ein elektronischer Weg genutzt wird. Sie müssen sich auch nicht entscheiden, ob Sie generell intern bzw. extern drucken möchten. Die Lösung ist so flexibel, dass Sie das je nach Druckauftrag entscheiden können. Optimieren Sie Druck und Versand Ihrer Ausgangspost mit der Outputmanagement-Software G.COM.
Prozesskosten um bis zu 75% reduzieren
Werden Dokumente dezentral auf Arbeitsplatzdruckern gedruckt, sind viele manuelle Arbeitsschritte notwendig bis der frankierte Brief schließlich in der Postkiste liegt. Das kostet Zeit und Geld. Die manuelle Verarbeitung verursacht interne Prozesskosten von 0,75 bis 1,00 Euro pro Brief. Zusätzlich zu den Materialkosten wie Papier, Toner oder Porto. Mit G.COM lassen sich diese Kosten um bis zu 75% auf 0,15 bis 0,25 Euro pro Brief reduzieren. Und zusätzlich Portoeinsparungen realisieren. Die genannten Zahlen basieren auf eigenen Untersuchungen bei unseren Kunden. Im Vergleich zu anderen Untersuchungen, die von weit höheren Werten und damit auch größeren Einsparungen ausgehen, ist unsere Schätzung sehr vorsichtig.
Weitergedacht
Ganzheitlich betrachtet ist der Prozess mit der Dokumentenerzeugung und dem Versand noch nicht abgeschlossen. Für die interne Kommunikation ist es wichtig, dass Informationen schnell verfügbar gemacht, also abgelegt und ebenso schnell wiedergefunden werden.
Hier ist es sinnvoll, die Archivierung der Dokumente in einem elektronischen Archiv sowie die Erstellung von Kontakteinträgen im CRM-System zu automatisieren. Sie verknüpfen den kompletten Prozess rund um Ihre Ausgangsdokumente mit bestehenden Systemen (Textverarbeitungssystem, Archiv, CRM-System, eAkte, Posteingangs-System) zu einem leistungsfähigen und transparenten Outputmanagementsystem. Das minimiert die Fehlerrate, erleichtert das Wiederfinden der Dokumente durch automatisierte Stichwortvergabe und schafft so mehr Zeit für Ihre Kernaufgaben.
Haben Sie Fragen? Wir beraten Sie gern dazu. Nehmen Sie Kontakt zu uns auf.